Pełna treść artykułu jest dostępna dla zarejestrowanych użytkowników.

ISO 9001:2015 – odpowiedzi na 22 najczęściej zadawane pytania

20.9.2016, , Źródło: Wydawnictwo Verlag Dashofer Sp. z o.o.

PN-EN ISO 9001:2015-10 „Systemy zarządzania jakością – Wymagania“ – polska wersja językowa normy ISO 9001:2015 została opublikowana w dniu 6 lipca 2016 r., po prawie dziesięciu miesiącach prac Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Zastąpiła ona normę PN-EN ISO 9001:2009. Do 14 września 2018 r. obowiązuje okres przejściowy. W tym czasie można stosować obie wersje tego standardu. Jego kolejna rewizja jest planowana na rok 2030.

Norma ISO 9001:2015 nie jest bezimiennym dokumentem. Każda norma ISO ma swoich autorów. Stoją za nią konkretni ludzie, którzy w ten sposób chcą rozpowszechnić określone wartości, idee. Przy ostatniej rewizji ISO 9001 pracowało 153 ekspertów z 81 krajów świata. Przewodniczył im Nigel H. Croft, który ma jasną wizję tego, do czego ta norma może się firmom przydać i jaki korzystny może mieć wpływ na światową gospodarkę oraz handel międzynarodowy. Dlatego bardzo zależy mu na tym, by nie traktować jej dłużej wyłącznie jak zbioru wymagań, które firma musi spełnić, bo inaczej nie dostanie stosownego certyfikatu lub tenże zostanie jej odebrany, lecz jako zbiór „dobrych praktyk“ i podpowiedzi, które, jeśli zostaną właściwie zastosowane, pozwolą organizacjom i całemu łańcuchowi dostaw nabrać zaufania do tego, że są one w stanie spełniać wymagania klienta, stawać się bardziej konkurencyjnymi na rynku i osiągać założone cele. Dopiero wtedy, gdy firma musi z różnych powodów wykazać się swoimi kompetencjami w tym zakresie, poddaje się procesowi certyfikacji.

Intencją nowego wydania normy ISO 9001:2015 jest stymulowanie ludzi w organizacjach do tego, aby stale poszukiwali sposobu na to, jak działać jeszcze lepiej, niż dotychczas, jeszcze bardziej efektywnie i w sposób bardziej zrównoważony. Dzięki takiemu podejściu uda się stworzyć system zarządzania jakością, który stanie się bardziej przydatny kadrze zarządzającej firmą na najwyższym szczeblu. Zamiast więc stawiać sobie pytanie:

„Jakie procedury musimy napisać, żeby dostać certyfikat ISO 9001?“ warto spytać: „Jak możemy wykorzystać system zarządzania jakością oparty na normie ISO 9001:2015, żeby pomógł nam rozwinąć i udoskonalić nasz biznes?“

Podejście Nigela Cofta jest zbieżne z misją SC2 ISO/TC 176 , tj. podkomitetu odpowiedzialnego m.in. za ISO 9001 i ISO 9004 oraz sprawcy obecnego kształtu pierwszej z wymienionych norm (druga z nich jest w trakcie rewizji). W pierwszej części misji nie ma mowy o certyfikacji, lecz o opracowywaniu i utrzymywaniu portfolio produktów, w tym norm, przewodników, dokumentów pomocniczych, które pomogą organizacjom poprawiać ich funkcjonowanie na rynku i odnoszenie korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością. Druga część dotyczy udzielania wsparcia tam, gdzie jest ono potrzebne, by nabrać pewności do tego, że dana norma będzie rozumiana, interpretowana i wykorzystywana przez użytkowników w sposób zgodny z założeniami jej autorów.

Każdy, kto weźmie do ręki normę ISO 9001:2015 od razu zauważy, że różni się ona znacznie od poprzednich wydań. Chcąc i w tym przypadku spełnić drugą część swojej misji, eksperci z SC2 ISO/TC 176 opracowali dotychczas dwanaście dokumentów pomocniczych. Są one dostępne nieodpłatnie w języku angielskim. W kolejnych aktualizacjach poradnika będą udostępniane Państwu polskie wersje tych dokumentów.

Poniżej zostały zamieszczone oficjalne odpowiedzi na dwadzieścia dwa pytania, które najczęściej nasuwają się po przejrzeniu tekstu tego standardu.

Dokument pomocniczy pt. ”ISO 9001:2015 Revision Frequently Asked Questions (FAQs)“

Opracowany przez: International Organization for Standardization

BIBC II, Chemin de Blandonnet 8 , CP 401, 1214 Vernier, Geneva, Switzerland

Tel: +41 22 749 01 11, Web: www.iso.org

„Rewizja ISO 9001:2015 - Najczęściej zadawane pytania (FAQs)“

Materiał do opracowania poniższego wykazu Najczęściej Zadawanych Pytań i Odpowiedzi otrzymano od ekspertów i użytkowników tej normy, którzy pochodzą z całego świata. Ten wykaz będzie podlegał okresowym przeglądom i aktualizacji, aby móc dodawać nowe pytania i udzielać na nie odpowiedzi. Ma on stanowić wartościowe źródło informacji dla nowych użytkowników normy ISO 9001.

Proszę zwrócić uwagę na fakt, iż jest to zbiór pytań odnoszących się konkretnie do normy ISO 9001:2015. Bardziej ogólny wykaz pytań dotyczących norm ISO serii 9000 jest dostępny na stronie internetowej www.iso.org/tc176/sc02/public.

Pytania dotyczące wprowadzonych zmian

1. Dlaczego podjęto decyzję o przygotowaniu nowego wydania normy ISO 9001?

Potrzeby i oczekiwania biznesu uległy znacznym zmianom od ostatniej dużej rewizji normy ISO 9001, która miała miejsce w 2000 roku. Przykładami tych zmian są coraz bardziej wymagający klienci, pojawianie się nowych technologii, coraz bardziej złożone łańcuchy dostaw i o wiele większa świadomość potrzeby wdrażania inicjatyw zrównoważonego rozwoju.

2. Czy norma ISO 9001 nadal może być stosowana przez wszystkie organizacje – duże, małe, działające w różnych branżach i dostarczające różne wyroby – produkty, usługi?

Koncepcja normy nie zmieniła się; może ona być stosowana przez każdy rodzaj organizacji, niezależnie od jej wielkości, typu oraz rodzaju prowadzonej działalności.

3. Jak zmieniła się struktura normy?

Zmieniono strukturę normy po to, aby wpisywała się ona w 10 wspólnych wymagań stanowiących strukturę wyższego rzędu, która została opracowana w celu zapewnienia większej harmonizacji wielu różnych norm dotyczących systemów zarządzania. Nowa rewizja normy ISO 14001 także przyjęła tę samą strukturę, która opiera się na cyklu PDCA - Plan-Do-Check-Act (z ang. Planuj – Wykonaj –Sprawdź – Działaj). Wszystkie normy dotyczące systemów zarządzania mają przyjąć tę samą strukturę. Dzięki temu organizacjom będzie znacznie łatwiej spełniać wymagania więcej, niż jednej normy ISO dotyczącej systemu zarządzania w ramach jednego zintegrowanego systemu.

4. Jakie są główne różnice w treści starej i nowej wersji normy?

• przyjęcie struktury wyższego rzędu zgodnie z Aneksem SL Części 1 Dyrektywy ISO;

• konkretne wymaganie dotyczące myślenia opartego na ryzyku (ang. risk-based thinking), żeby wesprzeć właściwe zrozumienie i zastosowanie podejścia procesowego i je doskonalić;

• mniej nakazowych wymagań;

• większa elastyczność w odniesieniu do dokumentacji;

• poprawione zastosowanie dla organizacji świadczących usługi;

• wymaga się określenia granic systemu zarządzania jakością;

• większy nacisk położony na kontekst, w jakim działa firma;

• większe wymagania dotyczące Przywództwa;

• większy nacisk położony na osiąganie oczekiwanych wyników procesów po to, aby zwiększać zadowolenie klientów;

5. Jak zmieniło się wymaganie dotyczące dokumentacji?

Nie wymaga się już opracowania udokumentowanej procedury nadzoru nad dokumentami; organizacja sama odpowiada za utrzymywanie udokumentowanych informacji, aby wspierać funkcjonowanie procesów i aby utrzymywać udokumentowaną informację niezbędną do zapewniania, że procesy przebiegają dokładnie w taki sposób, jak zaplanowano. Zakres dokumentacji, która jest do tego niezbędna będzie zależał od kontekstu biznesowego, w jakim działa organizacja.

6. W normie nie wspomina się o Księdze Jakości. Czy ona jest nadal wymagana?

W normie nie ma już osobnego wymagania dotyczącego Księgi Jakości. Nowa norma wymaga, aby organizacja sama określiła, jaka udokumentowana informacja jest jej potrzebna do osiągnięcia skuteczności systemu zarządzania jakością. Jest wiele sposobów, aby to uzyskać. Księga Jakości jest jednym z nich. Jeśli organizacja uzna, żeby nadal opisywać swój system zarządzania jakością w Księdze Jakości, wtedy taka decyzja jest w pełni akceptowalna.

7. Dlaczego wymaganie dotyczące przeglądu zarządzania zostało przerzucone do rozdziału normy „Ocena efektów działania“? (9.3)

Kolejność wymagań w nowej wersji normy ISO 9001 jest oparta na cyklu PDCA Plan-Do-Check-Act (z ang. Planuj – Wykonaj –Sprawdź – Działaj), dlatego, aby móc ocenić, jak funkcjonuje system zarządzania jakością, sensowne jest, żeby przegląd zarządzania odbywał się dopiero po dokonaniu pomiarów, jak działa system.

8. Usunięto z normy pojęcie „Przedstawiciel Kierownictwa“. W jaki sposób ma się odbywać informowanie Najwyższego Kierownictwa o tym, jak funkcjonuje system?

Mimo iż z normy usunięto pojęcie „Przedstawiciel Kierownictwa“, to od Najwyższego Kierownictwa będzie zależało, komu przydzieli odpowiedzialność za przekazywanie im sprawozdań o funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością. Niektóre organizacje mogą zdecydować, że nie będą zmieniały dotychczasowej struktury, gdzie tylko jedna osoba pełni tę rolę. Inne mogą skorzystać z większej elastyczności, jaką w tej kwestii daje norma i rozważą wprowadzenie innej struktury na podstawie ich kontekstu organizacyjnego.

9. Dlaczego zamiast ”wyrobu“ używa się teraz pojęć ”wyrób“ i ”usługa“?

W normie ISO 9001:2008 już wyjaśniono, że pojęcie „wyrób“ w swojej poprzedniej wersji odnosiło się też do świadczenia usług, dlatego ta zmiana nie ma wpływu na praktyczne zastosowanie tego terminu. W całej normie używa się teraz dwóch pojęć „wyrób“ (w znaczeniu „produkt“) i „usługa“, aby zwrócić uwagę na to, że może być ona wykorzystywana przez wiele organizacji spoza sektora produkcyjnego, w tym szczególnie przez organizacje działające w sektorze usługowym.

10. Czym jest myślenie oparte na ryzyku (z ang. risk-based thinking) i dlaczego włączono je do normy?

Zwrot ”myślenie oparte na ryzyku“ został wykorzystany do opisania sposobu, w jaki ISO 9001:2015 odnosi się do kwestii ryzyka. Koncepcja ryzyka od zawsze występowała w tej normie poprzez wymaganie, aby organizacja planowała swoje procesy i zarządzała swoim biznesem w taki sposób, aby uniknąć osiągania niezamierzonych wyników. Organizacje zazwyczaj spełniały ten wymóg poprzez kładzenie większego nacisku na planowanie i nadzorowanie tych procesów, które mają największy wpływ na jakość wyrobu gotowego i świadczonych usług. Sposób, w jaki organizacje zarządzają ryzykiem różni się w zależności od ich kontekstu biznesowego (m.in. krytyczne właściwości produktu lub usługi, jaką dostarczają, złożoność procesów, potencjalne konsekwencje wystąpienia błędów). Użycie zwrotu „myślenie oparte na ryzyku“ ma na celu wyjaśnienie, że o ile świadomość odnośnie występowania ryzyka jest istotna, to nie ma konieczności stosowania formalnych metodologii dotyczących zarządzania ryzykiem i oceny ryzyka we wszystkich sytuacjach biznesowych i w odniesieniu do wszystkich organizacji. Więcej informacji na temat myślenia opartego na ryzyku znajduje się w dokumentach pomocniczych na stronie internetowej www.iso.org/tc176/sc02/public.

11. Co się zmieniło w odniesieniu do planowania?

ISO 9001:2015 wymaga, aby organizacja odnosiła się do ryzyk i szans, celów jakościowych i planowania zmian w całej organizacji. Ze względu na to, że pojawiają się nowe produkty, nowe technologie, nowe rynki i nowe biznesy, można się spodziewać, że organizacje będą chciały w pełni wykorzystać te nowe szanse. Należy to robić w sposób kontrolowany i zrównoważony z potencjalnym ryzykiem, jakie się z tym wiąże, gdyż w przeciwnym razie można doprowadzić do osiągnięcia nieplanowanych wyników.

12. Czy organizacje nadal będą mogły wyłączać wymagania normy ISO 9001?

W ISO 9001:2015 nie mówi się już o ”wyłączeniach“ w odniesieniu do możliwości spełniania wymagań normy w systemie zarządzania jakością organizacji. Jednak, organizacja musi ustalić, czy wszystkie wymagania znajdą zastosowanie w jej systemie. Odtąd założenie jest takie, że należy spełniać wszystkie wymagania zawarte w nowej normie. Jedyne, co organizacja może zrobić, to zdecydować, które konkretne wymaganie nie ma u niej zastosowania, o ile podejmie decyzję, że nie włączenie go do swojego systemu nie wpłynie na jej zdolność do zapewnienia, że produkt i usługa będzie zgodna z odnoszącymi się do niej wymaganiami i nie wpłynie to na trudności w zwiększeniu zadowolenia klientów.

13. Czym jest podejście procesowe i czy nadal jest ono wykorzystane w normie ISO 9001:2015?

Podejście procesowe jest sposobem na uzyskiwanie oczekiwanych wyników dzięki zarządzaniu działaniami i związanymi z nimi zasobami jako procesy. Chociaż struktura wymagań normy ISO 9001:2015 jest oparta na sekwencji Planuj – Wykonaj –Sprawdź – Działaj, to podejście procesowe jest nadal podstawową koncepcją, na której opiera się system zarządzania jakością. Więcej wskazówek na ten temat znajduje się na stronie internetowej www.iso.org/tc176/sc02/public w następujących w dokumentach pomocniczych: Wytyczne na temat koncepcji i stosowania Podejścia Procesowego w systemach zarządzania; Podejście procesowe w ISO 9001:2015.

14. Jakie są korzyści z nowego wydania normy ISO 9001?

• jest mniej nakazowa, ale ma większe nastawienie na osiąganie zgodności z wymaganiami dotyczącymi produktów i usług;

• bardziej przyjazna dla organizacji świadczących usługi i organizacji opartych na wiedzy;

• większe znaczenie Przywództwa;

• bardziej ustrukturyzowane planowanie i określanie celów;

• przegląd zarządzania ma być powiązany z wynikami uzyskiwanymi przez organizację;

• szansa na bardziej elastyczne podejście do dokumentowania informacji;

• odnoszenie się do zagrożeń i szans dla organizacji w sposób ustrukturyzowany;

• w większym stopniu odnosi się do łańcucha dostaw;

• szanse na zintegrowanie systemu zarządzania w taki sposób, aby odnosił się do innych elementów takich jak środowisko, bezpieczeństwo i higiena pracy, ciągłość biznesu itp.

Pytania odnoszące się do konkretnych wymagań normy

15. Co należy rozumieć przez kontekst organizacji? (4)

Jest to kombinacja takich czynników zewnętrznych i wewnętrznych, które wpływają na podejście organizacji do sposobu, w jaki dostarcza produkty i usługi swoim klientom.

Czynniki zewnętrzne mogą obejmować na przykład czynniki kulturowe, społeczne, polityczne, prawne, regulacyjne, finansowe, technologiczne, ekonomiczne oraz otoczenie konkurencyjne na poziomie międzynarodowym, krajowym, regionalnym i lokalnym.

Czynniki wewnętrzne zwykle obejmują kulturę organizacji, styl zarządzania, strukturę organizacyjną, technologie, systemy informacyjne, procesy decyzyjne

 

Używamy plików cookie, żeby ciągle poprawiać jakość witryny.
Dowiedz się więcej.